Uas Sistem informasi akuntansi
Nespriardi putra kurnia / 13061180 / akuntansi
Hotel
Budi adalah Hotel yang cukup ternama di yogyakarta dengan kelas bintang 3
dengan fasilitas yang cukup memadai dibandingkan dengan hotel sekelasnya. Mempunyai
100 kamar yang selalu siap digunakan untuk melayani konsumennya.
Letak
yang strategis juga membuat Hotel Budi tetap banyak diminati pengunjung setia
pada hari weekend maupun weekday. Harga cukup bersaing dan mempunyai fasilitas
menyerupai Hotel bintang 5. Terdapat kolam renang di sisi tengah, dilengkapi
restaurant dan sarana hiburan seperti
pap dengan live musik, begitu juga dengan fasilitas kebugaran seperti
fitnes center, treadmil, sauna, spa & massage dan lain sebagainya. Fasilitas
yang disediakan ini cukup ideal untuk memanjakan pengunjung yang berkunjung dan
bermalam di hotel ini.
Hotel
budi mempunyai sistem pemasaran off line
maupun on line, mereka berdiri eksis sejak tahun 2005 dan pada saat ini Hotel
budi ingin melebarkan jaringan pemasaran
dengan bekerjasama dengan media online yang cukup ternama yaitu TRAVELOKA.com
dengan memberikan fasilitas tambahan kepada konsumen yaitu sistem pembayaran
dengan kartu kredit, dan besar harapan dapat
meningkatnya target penjualan.
Dan
disini kami sebagai penulis ingin menjelaskan mengenai alur sistem kerjasama
online antara Hotel Budi dan Traveloka yang berfokus kepada penjualan. Materi
yang akan kami sajikan adalah :
1.
Struktur organisasi yang terkait didalam
penjualan
2.
Dokumen yang digunakan
3.
Catatan akuntansi
4.
Flowchart
5.
Deskripsi mengenai alur penjualan online
1. Struktur Organisasi Terkait penjualan
Online
Deskripsi struktur organisasi terkait
General Manager bertugas sebagai pemberi support sekaligus pengawas
terhadap sistem-sistem yang berjalan ddalam kegiatan penjualan online ini
Bag. Penjualan bertugas mengawasi siklus penjualan yan terjadi dan
membantu mendampingi front office atau receptionis yang bertugas menjadi
central terhadap reservasi yang terjadi
Receptionist bertugas melayani pemesanan/reservasi bail online
maupun offline serta membantu bagian akuntasi dalam menerima pembayaran dan
melakukanpencatatan kedalam database yang tersedia
Bagian akuntansi bertugas melakukan pencatatan uang masuk dan uang
keluar yang terjadi didalam kegitan penjualan ini
Bag IT ( informasi dan teknologi ) bertugas membuat dan merawat
sistem online pada kegiatan penjualan ini
1. Dokumen yang digunakan
·
Data base sistem reservasi media pemesanan online
·
Invoice pengajuan tagihan kepada klien ataupun
konsumen ( bila diperlukan )
·
Kwitansi
Bukti pembayaran
Data base sistem reservasi Hotel
§
Halaman
pilihan Hotel
§ Halaman pemesanan hotel
pilihan
§
Formulir
pemesanan Hotel pilihan dan rate harga
§
Konfirmasi
Hotel pilihan dan rate harga
§
Pembayaran
online kartu-kredit Hotel pilihan
Voucher
Hotel ( kode booking )
1. Catatan Akuntansi yang digunakan
Contoh catatan akuntansi dalam
penerimaan kas
3. Deskripsi alur flowchart
Pengunjung
1.
Pengunjung membuka web. Traveloka.com
2.
Web tersedia di traveloka.com
3.
Pengunjung memilih hotel dari Traveloka.com
4.
Pengunjung menemukan Hotel karena sebelumnya
hotel budi sudah mendaftarkan keanggitaannya kepada Traveloka.com
5.
Pengunjung mengisi formulir pemesanan yang ada
didalam web tersebut
6.
Kemudian data dari pengunjung dan hotel pilihan
diproses
7.
Lalu traveloka memastikan kembali pilihan
pengunjung lewat konfirmasi ulang
8.
Apabila sudah sesuai pengunjung dapat melakukan
pembayaran dengan mengunakan kartu kredit
9.
Setekah pengunjung melakukan pembayaran
10.
Pihak traveloka akan melakukan konfirmasi
kembali terkait pembayaran yang sudah diterima dan memberikan voucher atau kode
booking pesanan kepada pengunjung
11.
Konfirmasi pembayaran dan data kode booking juga
sekaligus menjadi data pada Bank penerbit kartu kredit dan data kepada hotel
budi terkait pembayaran yang akan dilakukan bank penerbit kartu kredit kepada
Hotel Budi.
12.
Kode boking dibawa pengunjung,
13.
dan pada waktu yang telah ditentukan, pengunjung
dapat langsung datang ke Hotel budi untuk melakukan reservasi ulang dengan
menggunakan kode booking pesanan
14.
Hotel
budi menerima reservasi dan mengecek kode booking yang telah di berikan oleh
traveloka.com
15.
Setelah sesuai Hotel menyiapkan kunci kamar, dan
menyerahkannya kepada pengunjung beserta kwitansi pembayaran.
Bank penerbit kartu kredit
1.
Bank penerbit kartu kredit menerima konfirmasi
pembayaran dari traveloka.com
2.
Merekapnya menjadi data rekap dan biling tagihan
yang ditujukan kepada pengunjung
3.
Data rekap diarsip di bank, dan biling tagihan
di kirim kepada pengunjung sekaligus mempersiapkan pembayaran kepada Hotel budi
Hotel dalam menerima sistem pembayaran
1.
Hotel budi menerima pembayaran dari Bank
penerbit kartu-kredit dalam waktu yang bersamaan pada saat pengunjung melakukan
pembayaran kepada pihak traveloka.com. jaringan ini sudah terkondisi baik
antara Bank – Traveloka.com – dan Hotel budi.
2.
Setelah menerima pembayaran Pihak hotel dibantu
receptionis merekapnya menjadi data rekap uang masuk didalam database yang
sudah tersedia.
3.
Data rekap uang masuk dikirim ke bagian
akuntansi, dan bagian akuntansi merekap kembali untuk memastikan pembayar yang
masuk adalah dari transaksi yang bersangkutan atau pengunjung hotel budi
4.
Setelah sesuai
data rekap dicatatan ke dalam data penerimaan kas kemudian diarsip di
bagian keuangan
5.
Data penerimaan kas juga terarsip didalam file
General Manager
